سامانه هم‌نویس مکاتبات رسمی • ابلاغ‌های سازمانی رهگیری • بایگانی • محرمانگی

ستون انسجام اداری و ارتباطات سازمانی شفاف در اکوسیستم

هم‌نویس با یکپارچه‌سازی مکاتبات اداری، حذف ارتباطات پراکنده و ایجاد بایگانی ساخت‌یافته، یک مسیر استاندارد برای «ثبت → ارسال → ارجاع → پیگیری» فراهم می‌کند تا بهره‌وری بالا برود و شفافیت اداری در مقیاس اکوسیستم تضمین شود.

هدف کلیدی
حذف پراکندگی ارتباطات
مزیت عملیاتی
رهگیری کامل گردش
نتیجه
شفافیت و نظم سازمانی
* در نسخه تکمیلی، هم‌نویس به بستر رسمی تبادل و ابلاغ اطلاعات در سطح اکوسیستم توسعه می‌یابد.
مأموریت هم‌نویس
ایجاد یک زیرساخت رسمی، امن و هوشمند برای مدیریت مکاتبات و ابلاغ‌های درون‌سازمانی در اکوسیستم فریزون‌تک، با هدف تسهیل ارتباطات اداری، افزایش شفافیت و تقویت انسجام نهادی.

ثبت استاندارد
موضوع، گیرنده، اهمیت، پیوست و شماره/شناسه مکاتبه در یک قالب واحد.
گردش قابل رهگیری
ارجاع، اقدام لازم، وضعیت و زمان‌بندی‌ها روشن و قابل پیگیری.
بایگانی ساخت‌یافته
ایجاد آرشیو رسمی و جست‌وجوپذیر با نسخه‌بندی و دسترسی کنترل‌شده.
امنیت و محرمانگی
حفظ اصالت و محرمانگی مکاتبات مطابق الزامات سازمانی.

چرا هم‌نویس؟

هم‌نویس با یکپارچه‌سازی فرآیندهای مکاتبات اداری، بستر استاندارد و قابل اتکایی برای ارتباط رسمی فراهم می‌سازد. با حذف ارتباطات پراکنده، افزایش قابلیت رهگیری و ایجاد بایگانی ساخت‌یافته، نقش کلیدی در ارتقای بهره‌وری، شفافیت و نظم سازمانی ایفا می‌کند.

مدیریت مکاتبات رسمی
نسخه اولیه پیام‌رسان سازمانی و نسخه تکمیلی: ثبت، ارسال، دریافت و ارجاع مکاتبات در بستری متمرکز و استاندارد.
بایگانی و رهگیری هوشمند
ذخیره‌سازی ساخت‌یافته اسناد، جست‌وجوی سریع و امکان پیگیری کامل گردش مکاتبات در هر لحظه.
ارتباط سازمان‌یافته واحدها
ارتباط رسمی میان اعضا، واحدهای تابعه و مدیران؛ با مسیرهای ارجاع مشخص و مسئولیت‌پذیری روشن.
امنیت و محرمانگی
حفظ اصالت، محرمانگی و یکپارچگی اطلاعات با کنترل دسترسی و ثبت رویدادهای سیستمی.

فرآیند کار در سامانه هم‌نویس

مدیریت ساده و شفاف مکاتبات اداری در چند گام مشخص؛ این مسیر طوری طراحی شده که گردش مکاتبه، قابل رهگیری و در هر مرحله قابل استناد باشد.

۱) ورود به پنل کاربری
احراز هویت اعضا و دسترسی به محیط مکاتبات رسمی.
۲) ثبت و ارسال مکاتبه
انتخاب گیرنده، موضوع، سطح اهمیت و پیوست مستندات.
۳) ارجاع و گردش اداری
هدایت مکاتبه در مسیرهای سازمانی تعریف‌شده و ثبت اقدامات.
۴) بایگانی و پیگیری
ثبت نهایی و امکان رهگیری وضعیت مکاتبات در هر زمان.

نکته: در نسخه تکمیلی، می‌توان ماژول‌های «ابلاغ رسمی»، «امضای دیجیتال/تأیید»، «الزامات انطباق» و «کنترل سطح محرمانگی» را نیز به صورت مرحله‌ای اضافه کرد.
دسترسی به سامانه
در حال حاضر، بهره‌مندی از خدمات سامانه هم‌نویس صرفاً برای اعضای فعال اکوسیستم فریزون‌تک است. کاربران پس از ورود به پنل کاربری خود می‌توانند از تمامی امکانات این سامانه استفاده نمایند.
نکته امنیتی

برای مکاتبات «محرمانه»، دسترسی‌ها به صورت نقش‌محور محدود می‌شود و تمامی مشاهده‌ها/ارجاع‌ها ثبت می‌گردد.

Role-based Audit log Confidential

سوالات پرتکرار

چند سوال کلیدی برای روشن‌تر شدن منطق هم‌نویس:

ارتباطات پراکنده را به یک جریان رسمی و قابل رهگیری تبدیل می‌کند؛ با بایگانی ساخت‌یافته و گردش اداری مشخص، شفافیت و نظم سازمانی افزایش پیدا می‌کند.

علاوه بر پیام‌رسان سازمانی، ماژول‌های ابلاغ رسمی، کنترل سطح محرمانگی، سیاست‌های نگهداری اسناد، گزارش‌های مدیریتی و (در صورت نیاز) امضای دیجیتال/تأیید مرحله‌ای قابل اضافه شدن است.

با کنترل دسترسی نقش‌محور، ثبت رویدادهای مشاهده/ارجاع، و امکان تعیین سطح اهمیت/محرمانگی روی هر مکاتبه، اصالت و یکپارچگی اطلاعات حفظ می‌شود.

در حال حاضر، فقط اعضای فعال اکوسیستم پس از ورود به پنل کاربری و طبق نقش/واحد سازمانی خود می‌توانند از امکانات استفاده کنند.